Mika Aalto 3.6.2025
Joku voisi ajatella, että varastonhallintaratkaisu on puhtaasti operatiivinen hankinta, jolla ei ole syytä vaivata yrityksen johtoa. Todellisuudessa nämä ratkaisut vaikuttavat suoraan yrityksen kannattavuuteen ja operatiiviseen tehokkuuteen. Yritysjohdon tuleekin arvioida, miten uusi varastonhallintaratkaisu tukee liiketoiminnan tavoitteita sekä taloudellisesti että operatiivisesti, strategian mukaisesti.
Alla keskeiset näkökulmat, jotka johtoryhmän tulisi ottaa huomioon arvioinnissaan. Pelkkä lisenssi- ja integraatiokustannusten vertailu ei siis anna riittävän oikeaa kuvaa investoinnin kannattavuudesta pitkällä aikavälillä.
1. Taloudelliset näkökulmat
1.1. Investointien ja kustannusten kokonaisarviointi (TCO ja ROI)
Ensimmäinen ja merkittävin kysymys on ratkaisun kokonaishankintahinta – ei vain alkuinvestointi, vaan myös ylläpito-, koulutus-, päivitys- ja mahdolliset integraatiokustannukset. Yrityksen tulisi aina laskea kokonaiskustannukset (Total Cost of Ownership, TCO) ja arvioida investoinnin tuotto (Return on Investment, ROI) pitkällä aikavälillä. On tärkeää pohtia, auttaako ratkaisu vähentämään operatiivisia kustannuksia, parantamaan tehokkuutta tai avaamaan jopa uusia liiketoimintamahdollisuuksia. TCO:n laskeminen verraten nykyiseen ratkaisuun on edellytys realistiselle arvioinnille.
1.2. Potentiaaliset säästöt
Uusi ratkaisu voi tuoda mukanaan merkittäviä säästöjä. Työvoima on varaston operatiivisessa toiminnassa suurin kustannuserä, ja siksi työajan säästö on usein merkittävämpi tekijä kuin itse järjestelmän kustannukset. Jäljempänä käsiteltävät operatiiviset näkökulmat avaavat säästöpotentiaalia, jota voidaan todentaa esimerkiksi pilotoimalla ratkaisuja omassa varastossa. Pilotointi tulisi aina sisällyttää valintaprosessiin, sillä geneeriset lupaukset eivät yleensä riitä käytännössä.
1.3.Pääoman kierto ja kassavirta
Varaston kiertonopeuteen vaikuttavat ratkaisut voivat vapauttaa sitoutunutta pääomaa ja parantaa kassavirtaa. Tähän vaaditaan reaaliaikaista varastoseurantaa ja ennakoivaa analytiikkaa, jotka tukevat päätöksentekoa ja varastotasojen optimointia. Järjestelmän eri osien tulee tukea tätä tavoitetta yhtenäisesti. Myös jatkuva inventointi parantaa yrityksen ymmärrystä mitä varastossa on.
2. Operatiiviset näkökulmat
2.1. Prosessien tehostaminen ja automaatio
Ratkaisun tulisi tukea manuaalisten prosessien automatisointia ja vähentää virheitä sekä viiveitä varaston toiminnoissa. Arvioinnissa kannattaa kiinnittää huomiota siihen, miten järjestelmä tukee hyllytystä, keräilyä ja toimituksia, sekä sen yhteensopivuuteen käytössä olevien järjestelmien kanssa (esim. ERP, WMS). Integroitu ratkaisu, joka yhdistää reaaliaikaisen tiedonkeruun ja analytiikan, parantaa prosessien läpinäkyvyyttä ja joustavuutta. Järjestelmien tehokkuuserot voivat vaikuttaa olennaisesti TCO-arvioon. Esimerkiksi keräilyssä voi esiintyä jopa 30 % eroa tehokkuudessa – mikä on merkittävä huomio, kun keräilyprosessi on usein varaston suurin yksittäinen kustannuserä.
2.2. Järjestelmän skaalautuvuus ja joustavuus
Ratkaisun tulee kasvaa liiketoiminnan mukana. Skaalautuvuus on tärkeää nopeasti muuttuvassa ympäristössä, jossa tarvitaan joustavia ratkaisuja – esimerkiksi kausivaihteluihin, uusien varastojen perustamiseen tai monikanavaisen myynnin tueksi. On arvioitava, kuinka hyvin järjestelmä mukautuu yrityksen erityistarpeisiin. Vaikka skaalautuvuuden rahallinen arvo voi olla vaikeasti mitattavissa, sen vaikutus on huomioitava osana elinkaarikustannusten arviointia.
2.3. Käyttäjäystävällisyys ja koulutustarve
Uuden teknologian hyödyt realisoituvat vasta, kun henkilöstö omaksuu järjestelmän käytön. On syytä arvioida käyttöliittymän intuitiivisuutta ja tarvittavia koulutusresursseja. Kuinka nopeasti uudet työntekijät pääsevät tuottavaan työhön ja miten heidän tehokkuutensa kehittyy? Tämä korostuu erityisesti nopean kasvun, työvoiman vaihtuvuuden ja vuokratyövoiman tilanteissa. Ratkaisun tulee tukea yrityksen muutosjohtamista.
2.4. Operatiivisen työn johtaminen
Varaston operatiivinen työ vaatii johtamista aivan kuten muutkin liiketoimintaprosessit. Ratkaisun on tarjottava työkaluja resurssien optimointiin, kuten työvoiman tarpeen ennakointiin, tilausten keräilyn priorisointiin ja tehtävien jakoon työntekijäprofiilien mukaan.
2.5. Tietoturva ja tietojen hallinta
Digitalisaation myötä tietoturva on keskeisessä roolissa. Ratkaisun tulee suojata kyberuhkia vastaan ja täyttää lainsäädännön, kuten GDPR:n, vaatimukset. Laadukas järjestelmä mahdollistaa sekä tietojen turvallisen käsittelyn että tehokkaan analysoinnin ja raportoinnin.
3. Strateginen yhteensopivuus
3.1. Liiketoimintastrategian tukeminen
Varastonhallintaratkaisun tulee tukea yrityksen strategisia tavoitteita – kuten asiakaskokemuksen parantamista, virheiden vähentämistä ja kasvun mahdollistamista. On tärkeää varmistaa, että järjestelmä ei jää irralliseksi teknologiseksi investoinniksi, vaan tuo aidosti strategista kilpailuetua.
3.2. Yhteistyö ja kumppanuudet
Ratkaisuntarjoajan kanssa tehtävä yhteistyö vaikuttaa suoraan käyttöönoton ja jatkokehityksen onnistumiseen. Kumppanuus voi tuoda uusia innovatiivisia näkökulmia, nopeuttaa reagointia muutoksiin ja vahvistaa ekosysteemiä. Kumppanin tuotekehityksen suunta ja tiekartta tulee olla linjassa yrityksen omien kehitystarpeiden kanssa. Ne ovat olennaisia investoinnin pitkäaikaisen menestyksen kannalta.
Tiukasti yhteenvedettynä
Johtoryhmän tulisi arvioida varastonhallintaratkaisua kokonaisvaltaisesti:
- Taloudelliset näkökulmat: Kokonaishankintahinta, investoinnin tuotto, pääoman kierto ja operatiiviset säästöt.
- Operatiiviset näkökulmat: Prosessien tehokkuus, automaatio, skaalautuvuus, käyttäjäystävällisyys ja tietoturva.
- Strateginen näkökulma: Yhteensopivuus liiketoimintastrategian kanssa sekä kumppanuuksien hyödyntäminen.
Näiden osa-alueiden huolellinen tarkastelu varmistaa, että järjestelmävalinta tuottaa kestävää arvoa. Paras ratkaisu tukee sekä nykyisiä tarpeita, että pitkän aikavälin kasvua dynaamisessa liiketoimintaympäristössä. On tärkeää ymmärtää, miten nykyiset haasteet ja tulevaisuuden tavoitteet yhdistyvät – ja millä mittareilla onnistumista tullaan arvioimaan. Näin voidaan tehdä päätöksiä, jotka vievät yritystä seuraavalle tasolle myös varaston toiminnan osalta.
