Milloin ERP:n varastotoiminnot eivät enää riitä?
Toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP on monessa yrityksessä varastonhallinnan perusta. Se ylläpitää tuote-, saldo- ja tapahtumatietoja sekä yhdistää varaston muuhun liiketoimintaan. Käytössä voi olla myös mobiilitoimintoja vastaanottoon, keräilyyn ja inventointiin.
ERP:n varastotoiminnot voivat riittää hyvin suoraviivaiseen toimintaan. Kehitystarve syntyy, kun nykyinen toteutus ei enää tue varaston käytännön työtä riittävästi. Tyypillisiä merkkejä ovat esimerkiksi seuraavat:
- Tehtävien jakaminen ja priorisointi vaativat jatkuvaa käsityötä.
- Keräilyä ja muita työnkulkuja ei pystytä ohjaamaan riittävän tehokkaasti.
- Keskeneräisestä työstä ja päivän kapasiteetista puuttuu ajantasainen kokonaiskuva.
- Tietoja kirjataan useaan kertaan tai siirretään paperilla.
- Toiminta riippuu vahvasti kokeneiden työntekijöiden muistinvaraisesta tiedosta.
Kyse voi olla nykyisen ERP-toteutuksen kehittämisestä tai sen täydentämisestä varaston operatiivisella työn ohjauksella. Ennen ratkaisun valintaa kannattaa selvittää, mistä ongelmat johtuvat ja mitä niiden korjaaminen edellyttää.
Mitkä ovat WMS hankkeen keskeiset riskit?
WMS-hanke vaikuttaa ohjelmistojen lisäksi työnkulkuihin, henkilöstöön ja päivittäiseen johtamiseen. Riskien tunnistaminen auttaa mitoittamaan sekä ratkaisun että projektin oikein.
Oman työpanoksen aliarviointi
Järjestelmän valinta, työnkulkujen määrittely, liitäntöjen suunnittelu, testaus ja perehdytys vaativat asiakkaan oman henkilöstön aikaa.
Projektiin tarvitaan usein samoja avainhenkilöitä, jotka vastaavat varaston päivittäisestä toiminnasta. Jos heidän työpanostaan ei varata etukäteen, päätökset voivat viivästyä ja kuormitus kasvaa liian suureksi.
Projektin vaatima oma työ on todellinen kustannus, vaikka se ei näkyisi järjestelmätoimittajan tarjouksessa.
Tarpeisiin sopimattoman ratkaisun valinta
Liian laaja ratkaisu voi tuoda tarpeettomia kustannuksia ja monimutkaistaa käyttöönottoa. Liian suppea ratkaisu voi puolestaan jättää keskeiset ongelmat ratkaisematta.
Valinnan lähtökohtana kannattaa käyttää varaston todellisia työnkulkuja, ohjaustarpeita ja kehitystavoitteita. Pelkkä yrityksen koko tai varaston henkilöstömäärä ei kerro, millainen ratkaisu tarvitaan.
Kustannusten ja aikataulun ylittyminen
Epäselvät vastuut, projektin aikana laajenevat vaatimukset ja ennakoitua suurempi integraatiotyö voivat kasvattaa kustannuksia. Aikataulun venyminen sitoo myös omaa henkilöstöä suunniteltua pidempään ja siirtää hyötyjen saavuttamista.
Ensimmäisen vaiheen sisältö, rajaukset ja hyväksymiskriteerit kannattaa siksi sopia ennen toteutusta. Myös myöhemmin esiin tulevien muutostarpeiden käsittelylle tarvitaan yhteinen käytäntö.
Käyttöönoton häiriöt ja saavuttamatta jäävät hyödyt
Varaston on pystyttävä palvelemaan asiakkaita myös järjestelmämuutoksen aikana. Puutteelliset lähtötiedot, tiedonsiirron ongelmat ja epäselvät toimintatavat voivat vaikeuttaa käyttöönottoa.
Uusi järjestelmä ei yksin takaa tehokkaampaa toimintaa. Hyödyt syntyvät siitä, että työnkulut tukevat tavoitteita ja henkilöstö osaa käyttää ratkaisua päivittäisessä työssään.
Mitä nykyisellä toimintatavalla jatkaminen maksaa?
Nykyisen toimintatavan kustannukset eivät yleensä näy yhtenä suurena menoeränä. Ne kertyvät päivittäisestä työstä ja voivat siksi jäädä huomaamatta.
Ylimääräinen työ toistuu joka päivä
Tarpeettomat siirtymät, tietojen etsiminen, päällekkäiset kirjaukset ja virheiden korjaaminen vievät aikaa vastaanotosta, keräilystä ja lähettämisestä.
Yksittäinen viive voi tuntua pieneltä. Kun sama työ toistuu useita kertoja päivässä ja usealla työntekijällä, vuosittainen vaikutus voi olla huomattava.
Kapasiteettia on vaikea arvioida
Jos työn etenemisestä puuttuu ajantasainen kuva, päivän kuormituksen hallinta perustuu pitkälti kokemukseen. Avun tarve voi tulla näkyviin vasta, kun toimitukset ovat jo vaarassa myöhästyä.
Puutteellinen työn ohjaus voi myös lisätä ylityön tai rekrytointien tarvetta tilanteessa, jossa nykyistä kapasiteettia olisi mahdollista hyödyntää paremmin.
Virheet ja henkilöriippuvuus vaikeuttavat toimintaa
Keräilyvirheet, saldopoikkeamat ja toimitusviiveet aiheuttavat selvitystyötä ja lisäkustannuksia. Toistuessaan ne voivat heikentää myös asiakaskokemusta.
Jos tuotteiden sijainnit ja toimivat työtavat ovat pääasiassa kokeneiden työntekijöiden muistissa, perehdytys hidastuu ja poissaolot vaikeuttavat arkea. Kasvu voi tehdä tästä toimintatavasta entistä hankalamman ylläpitää.
Millainen kehityspolku sopii omaa varastoon?
Kehittäminen kannattaa aloittaa ratkaistavasta ongelmasta. Sen perusteella voidaan arvioida sopiva toteutus ja etenemisjärjestys.
Nykyisen ERP:n ja työtapojen kehittäminen voi riittää, jos tarvittavat ominaisuudet ovat jo saatavilla mutta niitä ei hyödynnetä. Pullonkaula voi liittyä myös puutteellisiin tuotetietoihin, varastopaikkoihin tai epäselviin toimintatapoihin.
ERP täydentäminen rajattuun tarpeeseen sopii tilanteeseen, jossa selkein kehityskohde on esimerkiksi keräilyn ohjaus, vastaanotto tai inventointi. Ensimmäinen vaihe voidaan rajata tähän tarpeeseen, kunhan myös myöhempi laajentaminen huomioidaan valinnassa.
Laajempi varaston työn ja materiaalivirtojen ohjaus voi olla tarpeen, kun useita keräysalueita, automaatiota, työvaiheita ja lähettämistä pitää sovittaa yhteen.
Myös laaja WMS-ratkaisu voi toimia nykyisen ERP rinnalla. ERP-yhteys ja WMS toiminnallinen laajuus ovat eri valintakysymyksiä: olennaista on sopia, mistä tiedoista ja tehtävistä kumpikin järjestelmä vastaa.
Miten WMS-hankkeen riskejä hallitaan?
Riskinhallinta alkaa ennen järjestelmän valintaa. Kun tavoitteet, vastuut ja ensimmäisen vaiheen laajuus ovat selviä, myös tarjouksia ja toteutustapoja on helpompi vertailla.
1. Määritä mitattava tavoite
Selvitä lähtötaso ja valitse seurattava muutos, kuten keräilyyn käytetty aika, virheiden määrä tai tilausten läpimenoaika.
2. Rajaa ensimmäinen vaihe
Päätä, mitkä työnkulut otetaan käyttöön ensin ja mitkä jätetään myöhemmäksi.
3. Sovi järjestelmien vastuut
Kuvaa, missä tietoja ylläpidetään ja miten tehtävät, tapahtumat ja poikkeamat välittyvät ERP:n ja WMS:n välillä.
4. Varaa oman henkilöstön aika
Nimeä vastuuhenkilöt ja huomioi määrittelyyn, testaukseen ja perehdytykseen tarvittava työ.
5. Testaa myös poikkeamat
Varmista tavallisten työnkulkujen lisäksi esimerkiksi puuttuvien tuotteiden, muuttuvien tilausten ja yhteyskatkojen käsittely.
6. Suunnittele käyttöönoton tuki
Sovi, miten ongelmat ratkaistaan ja miten mahdollisessa häiriötilanteessa toimitaan.
Valmiit integraatiot ja standardoidut toiminnot voivat vähentää asiakaskohtaista suunnittelu- ja toteutustyötä. Oman toimintaympäristön työnkulut ja tiedonsiirto on silti testattava ennen käyttöönottoa.
Vaiheittainen eteneminen auttaa rajaamaan kerralla tehtävää muutosta. Ensimmäisen vaiheen kokemukset ja tulokset luovat perustan seuraavien kehitysaskelten arviointiin.
Mistä WMS-investoinnin kustannukset ja hyödyt muodostuvat?
Kokonaiskustannuksiin kuuluvat ohjelmiston käyttömaksut tai lisenssit, käyttöönotto, integraatiot, mahdolliset laitteet sekä jatkuva ylläpito ja tuki. Mukaan pitää laskea myös oman henkilöstön työpanos.
Hyötyjen arviointi kannattaa aloittaa nykytilan mittaamisesta. Kuinka paljon aikaa tehtäviin kuluu? Kuinka paljon virheitä korjataan? Syntyykö ylitöitä tai tarvetta lisärekrytoinneille? Kuinka kauan uusien työntekijöiden perehdyttäminen kestää?
Esimerkki: mitä 30 minuutin päivittäinen ajansäästö tarkoittaisi?
Oletetaan, että varastossa työskentelee 10 henkilöä ja jokaiselta vapautuu tehokkaampien työnkulkujen ansiosta keskimäärin 30 minuuttia päivässä.
• Päivittäinen ajansäästö on yhteensä 5 tuntia.
• Vuotuinen ajansäästö 220 työpäivällä on 1 100 tuntia.
• Työn kokonaiskustannuksella 25 euroa tunnilta vapautuvan työajan laskennallinen arvo on 27 500 euroa vuodessa.
Kyseessä on havainnollistava laskelma, ei toteutunut asiakastulos. Vapautuva työaika ei automaattisesti tarkoita vastaavaa rahallista säästöä. Hyöty voi syntyä esimerkiksi ylityötarpeen vähenemisestä, lisärekrytoinnin välttämisestä tai suuremman tilausmäärän käsittelystä nykyisellä henkilöstöllä.
Takaisinmaksua arvioitaessa toteutettavissa olevista vuotuisista hyödyistä vähennetään ratkaisun jatkuvat kustannukset. Näin saatavaa nettohyötyä verrataan alkuinvestointiin. Laskelmassa on huomioitava myös se, milloin hyödyt alkavat toteutua.
Talk’nPick WMS täydentää ERPä vaiheittain
Devocan Talk’nPick WMS tuo nykyisen ERP rinnalle varaston työn ohjausta, optimointia ja mobiileja työnkulkuja. Puheohjausta, viivakoodinlukua ja kosketusnäyttöä voidaan käyttää samassa sovelluksessa työvaiheen mukaan.
Modulaarinen ratkaisu mahdollistaa kehittämisen vaiheittain. Käyttö voidaan aloittaa rajatusta tarpeesta ja laajentaa varaston toiminnan sekä ohjaustarpeiden kehittyessä. Valmiiden integraatioiden ja standarditoimintojen soveltuvuus arvioidaan asiakkaan ERP ja työnkulkujen perusteella.
TAVOn ja Devocan yhteistyö on esimerkki vaiheittaisesta kehityksestä: paperisten keräyslistojen korvaamisesta on edetty eri keräysalueiden, automaation ja toimitusten valmistelun yhteensovittamiseen.
Sopivan ratkaisun arvioinnissa tarkastellaan sekä tavoiteltavia hyötyjä että käyttöönoton vaatimaa työtä. Tavoitteena on investointi, jonka laajuus vastaa varaston tarpeita ja jonka vaikutuksia voidaan seurata.
Haluatko arvioida oman varastonne seuraavaa kehitysaskelta?
Ota yhteyttä, niin keskustellaan siitä, mistä kehittäminen kannattaa aloittaa.
Usein kysytyt kysymykset
WMS-ratkaisua kannattaa arvioida, kun nykyinen järjestelmä ei tue riittävästi varaston työn ohjausta. Merkkejä voivat olla kasvava manuaalinen työ, keräilyn tehottomuus, vaikeudet tehtävien priorisoinnissa ja puutteellinen tilannekuva. Ensin kannattaa selvittää, voidaanko ongelmat ratkaista nykyisiä toimintoja ja työtapoja kehittämällä.
Yhtä kaikille hankkeille yhteistä suurinta riskiä ei ole. Keskeisiä riskejä ovat tarpeisiin sopimattoman ratkaisun valinta, oman työpanoksen aliarviointi, kustannusten kasvu ja käyttöönoton häiriöt. Niiden merkitys riippuu varaston toiminnasta ja hankkeen laajuudesta.
Kyllä. WMS voi toimia nykyisen ERP rinnalla ja vastata sovituilta osin varaston operatiivisesta ohjauksesta. Toteutuksessa on määriteltävä järjestelmien vastuut ja varmistettava tarvittavien tietojen siirtyminen.
Kyllä, jos valittu ratkaisu ja työnkulkujen riippuvuudet mahdollistavat sen. Ensimmäinen vaihe voidaan rajata esimerkiksi keräilyyn tai vastaanottoon. Vaiheistus kannattaa suunnitella jo järjestelmää valittaessa.
